Một số vấn đề xung quanh việc hợp pháp hóa lãnh sự; dịch giấy tờ, văn bản trước khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao

Hiện nay, Bộ Tư pháp đang xây dựng dự thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định này sẽ thay thế Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) và vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp; dịch giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao cũng là một nội dung mà Ban soạn thảo Nghị định cân nhắc. Xung quanh vấn đề này hiện nay cũng còn có nhiều quan điểm khác nhau. Quan điểm thứ nhất cho rằng không nên quy định giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự; giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao vì như vậy là đi ngược lại chủ trương cải cách hành chính, tăng thêm gánh nặng thủ tục, giấy tờ gây phiền hà cho người dân và lãng phí cho xã hội. Quan điểm thứ hai lại cho rằng cần quy định giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao, để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật và đảm bảo chặt chẽ về mặt pháp lý. Sau khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi đồng tình với quan điểm thứ hai, xuất phát từ những lý do sau: *Về việc hợp pháp hóa giấy tờ, văn bản: Thứ nhất, theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”. Theo quy định này, mọi giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ những trường hợp giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự). Như vậy, căn cứ quy định này, giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi thực hiện chứng thực bản sao. Thứ hai, việc phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp trước khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao không tăng thêm gánh nặng thủ tục hành chính cho người dân, bởi vì: - Hiện nay, có rất nhiều nước mà giấy tờ, văn bản của nước đó được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài đó đều là thành viên. Đặc biệt, những nước có giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thường là những nước thường xuyên có giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại với Việt Nam (ví dụ như: Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Séc, Ba Lan, Nhật Bản, Bun-ga- ri, Cămpuchia…) và những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thường thuộc các lĩnh vực gắn liền với đời sống người dân như: dân sự, hôn nhân gia đình, lao động, thương mại, hình sự… Vì vậy, số giấy tờ, văn bản còn lại phải hợp pháp hóa lãnh sự là không nhiều. - Phần lớn những trường hợp chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp là để sử dụng tại Việt Nam. Do đó, những giấy tờ, văn bản này nếu không phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao thì sau đó vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự). Như vậy, những giấy tờ, văn bản này không trước thì sau khi thực hiện chứng thực bản sao cũng phải được hợp pháp hóa lãnh sự. - Trong hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, số lượng văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp chiếm một tỷ lệ rất nhỏ, không đáng kể. * Về việc dịch giấy tờ, văn bản: Thứ nhất, để đảm bảo chất lượng của bản sao được chứng thực, tránh tình trạng tiếp tay cho việc sử dụng giấy tờ, văn bằng giả cũng như việc sử dụng giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, cần quy định người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính và một số điều kiện của bản chính, trong đó có điều kiện bản chính không thuộc trường hợp không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng. Tuy nhiên, để thực hiện được quy định này, người thực hiện chứng thực phải hiểu được nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình chứng thực. Vì vậy, việc quy định bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao là cần thiết. Thứ hai, quy định này cũng không tạo thêm gánh nặng thủ tục hành chính cho người dân bởi vì trong quá trình sử dụng bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài để thực hiện các thủ tục hành chính khác, trong hầu hết trường hợp người dân vẫn cần phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo. Điều này có nghĩa, dù thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài không yêu cầu phải có bản dịch tiếng Việt, nhưng sau đó trong hầu hết trường hợp người dân vẫn cần phải có bản dịch giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài này sang tiếng Việt để thực hiện những thủ tục hành chính tiếp theo./.