Có nên xóa bỏ sự phân định thẩm quyền chứng thực giữa UBND cấp huyện và UBND cấp xã trong công tác chứng thực bản sao từ bản chính?

Theo chúng tôi, để giải quyết tận gốc những vướng mắc mà chúng ta đang gặp phải hiện nay, thì cần xóa bỏ sự phân định thẩm quyền giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trong hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính.  Điều này xuất phát từ một số lý do cơ bản sau đây:

- Một là, bản chất của việc chứng thực bản sao từ bản chính là người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực. Như vậy, đối với bản sao bằng tiếng nước ngoài, song ngữ hay tiếng Việt thì quy trình thực hiện chứng thực đều như nhau, dù là tại UBND cấp xã hay tại UBND cấp huyện.   

- Hai là, trước đây, khi góp ý xây dựng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, một số Bộ, ngành bày tỏ quan điểm lo ngại về việc giao thẩm quyền chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ cho UBND cấp xã là không phù hợp với lý do trình độ ngoại ngữ của cán bộ Tư pháp cấp xã không đảm bảo bằng trình độ ngoại ngữ của cán bộ Phòng Tư pháp (!) Tuy nhiên, thực tế cho thấy, không có căn cứ để khẳng định trình độ ngoại ngữ của cán bộ  tư pháp cấp huyện cao hơn trình độ ngoại ngữ của cán bộ tư pháp cấp xã. Mặt khác, việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản dù là song ngữ hay tiếng nước ngoài cũng không đòi hỏi (và không thể đòi hỏi) người thực hiện chứng thực phải có trình độ ngoại ngữ. Do đó, việc Nghị định số 04/2012/NĐ-CP chỉ giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản song ngữ cho Phòng Tư pháp cấp huyện là không có căn cứ khoa học.

- Ba là, việc giao cho Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã  cùng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản song ngữ đã được thực tế chứng minh là phù hợp. Trước đây, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã giao cho Phòng Tư pháp, UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ và Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã đã thực hiện tốt nhiệm vụ này, đem lại sự hài lòng cho người dân.

- Bốn là, sự phân định thẩm quyền chứng thực đối với bản sao giấy tờ, văn bản đã được thực tế chứng minh là không phù hợp. Trước đây, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã phân định Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài còn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Khi áp dụng, quy định này đã gây ra vướng mắc,  bởi trên thực tế có rất nhiều văn bản có sự đan xen giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài nên không thuộc thẩm quyền của cơ quan nào giải quyết. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, Thông tư số 03/2008/NĐ-CP được ban hành đã giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính một số văn bản có tính chất song ngữ cho UBND cấp xã và Phòng Tư pháp. Tuy nhiên, sau đó Nghị định số 04/2012/NĐ-CP được ban hành đã đẩy Phòng Tư pháp rơi vào tình trạng quá tải do Nghị định số 04/2012/NĐ-CP quy định chỉ có Phòng Tư pháp được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản song ngữ, còn UBND cấp xã không có thẩm quyền này. Như vậy, những bài học kinh nghiệm từ thực tế cho thấy, việc tiếp tục phân định thẩm quyền chứng thực trên cơ sở căn cứ vào ngôn ngữ thể hiện trên văn bản là không cần thiết, không phù hợp và gây ra rắc rối khi áp dụng. Hàng loạt các văn bản về công chứng, chứng thực được ban hành giai đoạn trước đây cũng không phân định thẩm quyền chứng thực bản sao theo tiêu chí này. Mặt khác, sự phân định thẩm quyền theo tiêu chí này lại tạo ra khó khăn cho cơ quan xây dựng pháp luật trong việc phải đưa ra một định nghĩa chính xác thế nào là giấy tờ, văn bản song ngữ, giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, đặc biệt khi trong tình hình hội nhập hiện nay, rất nhiều văn bản, giấy tờ có sự đan xen giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài hoặc “chua” thêm tiếng nước ngoài không theo một cách thức nào cả. Thời gian qua, một số địa phương đã phải gửi công văn tới Bộ Tư pháp đề nghị xác định một số giấy tờ, văn bản có phải là giấy tờ, văn bản song ngữ hay không? Vì vậy, thiết nghĩ đối với công tác chứng thực bản sao từ bản chính, nên xóa bỏ sự phân định thẩm quyền giữa UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Theo đó, UBND cấp huyện, cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, không phân biệt bản sao bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài hay song ngữ. Điều này sẽ giải quyết được tất cả những rắc rối, phiền hà hiện nay cho người dân, cho cơ quan thực hiện chứng thực, mà vẫn đảm bảo chất lượng bản sao./.