Bộ Tư pháp hướng dẫn khắc phục hồ sơ, sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng do lũ lụt
23/04/2021
Trong đợt lũ lụt lịch sử năm 2020, trên địa bàn một số tỉnh miền Trung nước ta đã bị ngập lụt nặng nề, gây thiệt hại về tài sản của cơ quan, tổ chức và công dân, trong đó có nhiều nơi bị thiệt hại, hư hỏng lớn sổ, hồ sơ hộ tịch.
Nhằm khắc phục thiệt hại hồ sơ, sổ hộ tịch, kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, bảo đảm quyền lợi chính đáng của người dân, thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã ban hành Công văn số 377/HTQTCT-HT ngày 14/4/2021 gửi Sở Tư pháp các tỉnh: Hà Tĩnh, Thừa Thiên Huế, Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Nam (là những địa phương có thiệt hại về hồ sơ, sổ hộ tịch trong đợt lũ lụt năm 2020) hướng dẫn các Sở Tư pháp báo cáo UBND tỉnh cho triển khai thực hiện một số giải pháp khắc phục như sau:
1. Đối với sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai tử
Do đây là các việc hộ tịch quan trọng, có ý nghĩa lớn với công dân, nên đối với trường hợp sổ hộ tịch trên đây bị mất, hư hỏng, đề nghị Sở Tư pháp xử lý theo hướng:
- Trường hợp sổ tại UBND cấp xã bị mất, hư hỏng mà UBND cấp huyện (Phòng Tư pháp) còn lưu trữ được, thì đề nghị UBND cấp huyện chụp (photocopy) lại, đóng dấu giáp lai các trang của sổ, ký, đóng dấu xác nhận tại trang cuối của sổ về việc chụp sổ hộ tịch, chuyển cho UBND xã để sử dụng.
- Trường hợp sổ lưu trữ tại UBND cấp huyện cũng bị mất, hư hỏng, không còn sử dụng được, nhưng dữ liệu hộ tịch tương ứng đã được số hóa, lưu trữ trên Phần mềm, thì cho phép UBND cấp huyện in các trang sổ hộ tịch tương ứng từ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, đóng thành quyển theo năm, đóng dấu giáp lai các trang sổ và xác nhận tại trang cuối của sổ, chuyển cho UBND xã để sử dụng.
- Trường hợp cả 2 phương án nêu trên đều không thể thực hiện được, đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với Công an tỉnh chỉ đạo Công an cấp huyện, cấp xã cung cấp các thông tin liên quan đến sự kiện hộ tịch (sinh, kết hôn, tử) từ tàng thư hộ khẩu, tàng thư căn cước công dân cho cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng để làm cơ sở xác định nội dung khi công dân có yêu cầu đăng ký lại hộ tịch (đối với các trường hợp khai sinh, khai tử, kết hôn đã đăng ký trước ngày 01/01/2016).
Đối với các trường hợp sinh, kết hôn, tử đã đăng ký sau ngày 01/01/2016 mà công dân có yêu cầu đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn (do mất Sổ và không còn bản chính giấy tờ hộ tịch) thì Sở Tư pháp chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch tổng hợp lại số liệu và gửi báo cáo về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để Bộ Tư pháp báo cáo Chính phủ có biện pháp giải quyết.
2. Về biểu mẫu sổ, giấy tờ hộ tịch chưa sử dụng bị hư hỏng
Trong trường hợp biểu mẫu sổ, giấy tờ hộ tịch chưa sử dụng mà bị hư hỏng, mất đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo các xã, huyện thống kê cụ thể số lượng, báo cáo đề xuất UBND cấp tỉnh có phương án hỗ trợ, không để thiếu biểu mẫu hộ tịch, làm kéo dài thời gian giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch của người dân./.
1. Đối với sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai tử
Do đây là các việc hộ tịch quan trọng, có ý nghĩa lớn với công dân, nên đối với trường hợp sổ hộ tịch trên đây bị mất, hư hỏng, đề nghị Sở Tư pháp xử lý theo hướng:
- Trường hợp sổ tại UBND cấp xã bị mất, hư hỏng mà UBND cấp huyện (Phòng Tư pháp) còn lưu trữ được, thì đề nghị UBND cấp huyện chụp (photocopy) lại, đóng dấu giáp lai các trang của sổ, ký, đóng dấu xác nhận tại trang cuối của sổ về việc chụp sổ hộ tịch, chuyển cho UBND xã để sử dụng.
- Trường hợp sổ lưu trữ tại UBND cấp huyện cũng bị mất, hư hỏng, không còn sử dụng được, nhưng dữ liệu hộ tịch tương ứng đã được số hóa, lưu trữ trên Phần mềm, thì cho phép UBND cấp huyện in các trang sổ hộ tịch tương ứng từ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, đóng thành quyển theo năm, đóng dấu giáp lai các trang sổ và xác nhận tại trang cuối của sổ, chuyển cho UBND xã để sử dụng.
- Trường hợp cả 2 phương án nêu trên đều không thể thực hiện được, đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với Công an tỉnh chỉ đạo Công an cấp huyện, cấp xã cung cấp các thông tin liên quan đến sự kiện hộ tịch (sinh, kết hôn, tử) từ tàng thư hộ khẩu, tàng thư căn cước công dân cho cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng để làm cơ sở xác định nội dung khi công dân có yêu cầu đăng ký lại hộ tịch (đối với các trường hợp khai sinh, khai tử, kết hôn đã đăng ký trước ngày 01/01/2016).
Đối với các trường hợp sinh, kết hôn, tử đã đăng ký sau ngày 01/01/2016 mà công dân có yêu cầu đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn (do mất Sổ và không còn bản chính giấy tờ hộ tịch) thì Sở Tư pháp chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch tổng hợp lại số liệu và gửi báo cáo về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để Bộ Tư pháp báo cáo Chính phủ có biện pháp giải quyết.
2. Về biểu mẫu sổ, giấy tờ hộ tịch chưa sử dụng bị hư hỏng
Trong trường hợp biểu mẫu sổ, giấy tờ hộ tịch chưa sử dụng mà bị hư hỏng, mất đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo các xã, huyện thống kê cụ thể số lượng, báo cáo đề xuất UBND cấp tỉnh có phương án hỗ trợ, không để thiếu biểu mẫu hộ tịch, làm kéo dài thời gian giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch của người dân./.